Tổ Chức Sự Kiện Là Gì? Kinh Nghiệm Tổ Chức Sự Kiện

Tổ chức một sự kiện không quá khó nhưng làm sao để sự kiện tạo được ấn tượng với người tham gia mới là điều quyết định đến sự thành công mà không phải đơn vị tổ chức sự kiện nào cũng làm được. Hãy cũng Pepsilan giải đáp Tổ Chức Sự Kiện Là Gì? Kinh Nghiệm Tổ Chức Sự Kiện một cách chuyên nghiệp nhé.

1. Khái niệm tổ chức sự kiện:

Tổ chức sự kiện hay còn gọi là Tổ chức event là các hoạt động được tổ chức thông qua hội nghị, hội thảo trong lĩnh vực kinh doanh, thương mại, giải trí, xã hội, văn hóa, nhằm truyền tải thông điệp. mà người tổ chức sự kiện muốn truyền tải đến khách hàng của mình.

Công ty tổ chức sự kiện sẽ lên ý tưởng mới, lên kế hoạch mới và chi tiết, thực hiện theo đúng tiến độ và kế hoạch đã đề ra một cách hoàn chỉnh nhất.

2. Tổ chức sự kiện bao gồm những gì? 

Tổ chức sự kiện bao gồm những gì?

• Conferences: Hội thảo
• Conventions: Hội nghị
• Bussiness event: Sự kiện trong lĩnh vực kinh doanh
• Fundraising events Sự kiện nhằm mục đích gây quỹ từ thiện
• Corporate events: Các sự kiện của công ty như kỷ niệm thành lập, tất niên, cập nhật kiến ​​thức nhân sự, tri ân khách hàng, hội nghị khách hàng …
• Trade fairs : Hội chợ thương mại
• Exhibition: Hoạt động triển lãm
• Entertainment events: Sự kiện giải trí
• Concerts/live performances: Buổi hòa nhạc trực tiếp ,, ..
• Government events: Sự kiện của các cơ quan nhà nước như hội nghị quốc hội, hội nghị toàn thể đảng, v.v.
• Festive events: Lễ hội, lễ hội, Lễ hội,…
• Meetings: Gặp gỡ và trao đổi,…
• Workshops: Sự kiện bán hàng
• Seminars: Hội thảo chuyên môn
• Promotional events: Sự kiện kết hợp giữa xúc tiến thương mại và khuyến mại
• Brand and product launches: Sự kiện thương hiệu, sản phẩm…
• Social and cultural events: Sự kiện về văn hóa, xã hội
• Sporting events: Sự kiện trong thể thao
• Marketing events: Các sự kiện liên quan đến tiếp thị

>> Xem thêm : Dịch vụ tổ chức lễ khai trương tại : https://sukienachau.com/to-chuc-le-khai-truong

3. Tổ chức sự kiện cần những gì? Làm gì để tổ chức sự kiện?

-Khả năng lên ý tưởng tổ chức hội nghị khách hàng luôn là điều quan trọng nhất trong ngành tổ chức sự kiện. Nhiều sự kiện được tổ chức và diễn ra không thể rập khuôn và mỗi phong cách tổ chức, có thể một phong cách phù hợp với một thông điệp này nhưng không phù hợp với một thông điệp khác. Nó đòi hỏi người tổ chức sự kiện phải luôn sáng tạo và cập nhật những xu hướng mới nhất.

-Ngành tổ chức sự kiện này đòi hỏi người thực hiện phải có một tinh thần thép chịu áp lực tương đối lớn do tiến độ thực hiện chi phối, nhưng phải luôn năng động, sáng tạo để mang đến những điều thú vị, hấp dẫn. Nhưng nếu gắn bó lâu dài với công việc này, chắc chắn bạn sẽ tích lũy được nhiều kinh nghiệm.

Nhân viên tổ chức sự kiện có khả năng làm việc nhóm cao, phối hợp công việc nhịp nhàng với đồng đội, nhằm đảm bảo đúng mục tiêu của sự kiện.

-Do tính chất của ngành dịch vụ nên bạn phải có kỹ năng giao tiếp tốt, thái độ vui vẻ, lạc quan để có tinh thần làm việc và sáng tạo.

4. Kinh nghiệm tổ chức sự kiện

Thu thập thông tin trước khi lên kế hoạch cho một sự kiện

Thu thập thông tin là bước đầu tiên trong tất cả mọi thứ bạn cần biết khi tổ chức một sự kiện. Muốn tổ chức một sự kiện tốt thì bạn cần phải có một kế hoạch tổ chức chi tiết nhất. Vì vậy, người tổ chức sự kiện cần tìm hiểu và nắm rõ những vấn đề liên quan trực tiếp như:

• Tại sao tôi phải tổ chức sự kiện này? Cụ thể, việc tìm hiểu mục đích tổ chức sự kiện để tổ chức lễ cưới, thành lập công ty, ra mắt sản phẩm mới, họp báo, lễ trao giải hay hội thảo chia sẻ kiến ​​thức ngành,… chi tiết cụ thể sẽ giúp bạn định hướng được phương án tổ chức phù hợp từ việc lựa chọn địa điểm, bố trí sân khấu, lên kịch bản.
• Đối tượng khách mời của bạn là ai? Đặc điểm của đối tượng này là gì? Để lên kế hoạch tổ chức sự kiện, cần thu thập dữ liệu về đối tượng khách mời để lên kế hoạch phù hợp nhằm gây ấn tượng và làm hài lòng họ.

Xây dựng thông điệp truyền thông của sự kiện

Để làm hài lòng khách mời và đạt được mục tiêu tổ chức sự kiện, nhà tổ chức cần truyền tải thông điệp truyền thông hoàn hảo. Yêu cầu đối với người tổ chức sự kiện là phải lên kế hoạch xây dựng và truyền tải thông điệp ấn tượng đến khách mời và rộng hơn là đối tượng khách hàng mà công ty hướng đến thông qua hình ảnh hoặc video trên báo. báo chí, truyền hình, mạng xã hội.

Chọn vị trí, quy mô tổ chức và phong cách thiết kế 

Bài học kinh nghiệm khi tổ chức sự kiện là cần khảo sát trước địa điểm, quy mô tổ chức sự kiện, số lượng khách mời. Địa điểm tổ chức sự kiện có thiết kế sân khấu, địa điểm chụp ảnh, các dịch vụ thiết yếu, địa điểm đưa đón,… thuận tiện cho việc trải nghiệm.

Phong cách tổ chức sự kiện phụ thuộc vào đặc điểm của khách mời và tính chất của sự kiện. Cụ thể, đối với những sự kiện quan trọng có khách mời là doanh nhân thành đạt như thành lập công ty, ký kết hợp đồng, ra mắt sản phẩm mới thì nên tổ chức sự kiện với quy mô lớn, trang trí cao. sang trọng. Còn đối với những sự kiện giao lưu, chia sẻ kiến ​​thức, thông tin thì nên chọn địa điểm có thiết kế trang nhã, đơn giản và gần gũi.

Thời gian và nội dung thiết kế thiệp mời cho khách 

Khách tham dự sự kiện sẽ được ban tổ chức mời qua nhiều hình thức như gửi qua email hoặc mời trực tiếp. Về nội dung và hình thức thiết kế thiệp mời tùy thuộc vào mục đích của sự kiện nhưng cần đảm bảo cung cấp đầy đủ các thông tin quan trọng như thời gian, địa điểm, lịch trình tổ chức sự kiện để thuận tiện cho khách mời sắp xếp để tham dự sự kiện.

Lưu ý, để đảm bảo có thể đến được đông đủ khách mời, ban tổ chức nên gửi thư mời cho khách trước ngày tổ chức ít nhất một tuần để họ có thời gian sắp xếp thời gian tham dự.

Khu vực tổ chức sự kiện, thiết bị, âm thanh

Để mang lại trải nghiệm hài lòng cho khách mời tham dự, người tổ chức cần có kiến ​​thức về tổ chức sự kiện. Đó chính là cách tổ chức, sắp xếp các thành phần của sự kiện từ trang trí sân khấu, chỗ ngồi cho khách mời, trang thiết bị, chất lượng âm thanh để sự kiện diễn ra suôn sẻ nhất. Vì một sự kiện được coi là một tổ chức chuyên nghiệp, cần đảm bảo rằng khách mời được nghe các bài phát biểu, các chương trình ca nhạc chào mừng, …

Chuẩn bị kịch bản chương trình chi tiết

Tổ chức sự kiện là chương trình trực tiếp nên sai sót không được chấp nhận. Để sự kiện diễn ra suôn sẻ, cần có một kịch bản chương trình rõ ràng, chi tiết với từng bước và khung thời gian. Chuẩn bị kỹ lưỡng về kịch bản và tập dượt trước khi tổ chức sự kiện, là kinh nghiệm tổ chức sự kiện của một người chuyên nghiệp.

Đội ngũ nhân viên có kiến ​​thức và kỹ năng về tổ chức sự kiện

Trong mỗi sự kiện có sự góp mặt của rất nhiều nhân viên phụ trách các công việc sân khấu, đón tiếp khách mời, sắp đặt trang trí, phục vụ ăn uống,… Đội ngũ nhân sự này phải được phân chia rõ ràng nhiệm vụ và trách nhiệm, phối hợp nhịp nhàng đảm bảo sự thông suốt trong quá trình diễn ra sự kiện. Kinh nghiệm tổ chức sự kiện sẽ giúp nhân sự không những hoàn thành công việc được giao, mà còn theo dõi quá trình diễn ra sự kiện và ứng phó kịp thời nếu có những sự cố bất ngờ.

5. Kinh nghiệm thuê công ty tổ chức sự kiện

1.Lựa chọn mục tiêu sự kiện, ấn định thời gian và địa điểm rõ ràng

Tùy theo mục đích của sự kiện và đối tượng mà sẽ có những phương án tổ chức khác nhau. Doanh nghiệp cần xác định rõ ngay từ đầu: khách mời tham gia sự kiện thuộc tầng lớp nào và mục tiêu của sự kiện là mở rộng thị trường hay tìm kiếm khách hàng tiềm năng.

Nhiều đơn vị tổ chức sự kiện thường xem nhẹ yếu tố xác định địa điểm dẫn đến tình trạng “hốt hoảng” vì sát ngày tổ chức mà không còn địa điểm như ý. Đặc biệt, đối với các sự kiện ngoài trời, bạn nên thống nhất chi tiết với đơn vị cho thuê địa điểm và đề phòng thời tiết xấu có thể xảy ra.

2. Lên kế hoạch cho một sự kiện cụ thể, luôn lập kế hoạch dự kiến

Công việc tổ chức sự kiện luôn đòi hỏi sự tỉ mỉ, công phu, vì vậy, các nhà tổ chức sự kiện nên vạch ra những trường hợp dự phòng có thể xảy ra và đưa ra phương án xử lý nếu có. Ví dụ như trời mưa thì cần chuẩn bị thêm bạt, ô dự phòng nếu khách có nhu cầu đi bộ để di chuyển. Khi có phương án dự phòng, công việc sẽ được kiểm soát và xử lý nhanh chóng hơn.

3. Xác định rõ ràng ngân sách sự kiện

Người tổ chức sự kiện phải liệt kê tất cả các hạng mục cần thiết để sự kiện diễn ra tốt đẹp. Đừng ngần ngại tham khảo giá từ nhiều nhà phân phối khác nhau để có các dịch vụ trang trí sự kiện, đồ ăn, thức uống,và hoa sự kiện tối ưu chi phí. Tính toán chi tiết luôn là giải pháp để tiết kiệm ngân sách khỏi việc chi tiêu quá đà.

4. Chú ý đến từng chi tiết nhỏ nhất

Các sự kiện quan trọng không thể bỏ qua việc gửi thư mời và liệt kê chi tiết danh sách khách mời. Luôn giữ liên lạc với khách hàng trong suốt thời gian diễn ra sự kiện, gọi điện trước cho khách hàng để xác nhận và ước tính số lượng người tham gia.

Một điểm cộng với một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là luôn quan tâm đến công việc “hậu sự kiện”. Bạn nên gửi thư cảm ơn tới những khách mời tham dự chương trình, có thể kèm theo những bức ảnh của họ tại sự kiện để tạo thiện cảm với khách hàng.

5. Thuê công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Thuê người tổ chức là cách nhiều công ty lựa chọn để sự kiện của họ được diễn ra tốt đẹp và thành công.

Tuy nhiên, khi lựa chọn thuê công ty tổ chức sự kiện, các doanh nghiệp cần lưu ý đến nhiều tiêu chí để chọn được công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín . Các tiêu chí này bao gồm:

– Ý tưởng kịch bản sáng tạo, mới lạ.

– Kế hoạch tổ chức được lập chi tiết, có kế hoạch đề ra.

– Nên chọn công ty tổ chức sự kiện hỗ trợ thiết kế logo, in ấn, poster, tờ rơi, thiệp mời chuyên nghiệp.

– Luôn cập nhật những xu hướng mới để tổ chức những sự kiện mới và hấp dẫn.

Một bài viết, chia sẻ kinh nghiệm cơ bản khi tổ chức một sự kiện. Được chúng tôi đúc kết, mong rằng những kinh nghiệm tổ chức sự kiện trên đây hữu ích với bạn. Rút Kinh nghiệm tổ chức sự kiện là cách giúp bạn hoàn thiện bản thân để trở thành một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

Cảm ơn các bạn đã đọc bài viết ”Tổ chức sự kiện là gì? Kinh nghiệm tổ chức sự kiện”, hãy luôn theo dõi pepsilan để cập nhật những thông tin mới nhất nhé! Chúc các bạn luôn vui vẻ, mạnh khỏe và hạnh phúc!